Selbstverwaltung einer Miteigentümergemeinschaft in Luxemburg: rechtlicher Rahmen und 8 Schritte ohne professionellen Verwalter

Von Kristijan Krapic, Mitgründer von Quorum

Ihr Gebäude mit vier Wohnungen zahlt 4.800 € pro Jahr an einen professionellen Hausverwalter. In der Praxis ruft er einmal im Jahr einen Klempner, kassiert die Vorauszahlungen ein und organisiert eine Generalversammlung von 45 Minuten. Sie fragen sich, ob es auch anders geht. Die kurze Antwort: ja. Das Gesetz vom 16. Mai 1975 über das Miteigentum schreibt zu keinem Zeitpunkt vor, dass ein Hausverwalter ein zugelassener Fachmann sein muss, unabhängig von der Größe Ihres Gebäudes. Ein Miteigentümer kann durchaus als Hausverwalter bestimmt werden — man spricht dann von einem ehrenamtlichen Hausverwalter oder allgemeiner von Selbstverwaltung. Der Übergang erfolgt durch eine Abstimmung in der Generalversammlung, eine geordnete Übergabe von Konten und Dokumenten sowie die Einrichtung geeigneter Werkzeuge.

Zusammenfassung: In Luxemburg verpflichtet kein Gesetz Ihr Miteigentum zur Inanspruchnahme eines professionellen Hausverwalters. Ein Miteigentümer kann diese Rolle nach Ernennung durch die GV mit absoluter Mehrheit ausüben. Alle gesetzlichen Pflichten bleiben identisch — Instandhaltungsrücklage, Buchhaltung, Versicherung. Der Unterschied: Sie erledigen sie selbst, mit typischen Einsparungen von 3.000 bis 5.000 € pro Jahr für ein kleines Gebäude.

So gelingt dieser Übergang in acht Schritten, ohne sich rechtlich zu exponieren.

Ist ein professioneller Hausverwalter in Luxemburg Pflicht?

In Luxemburg schreibt kein Gesetz vor, dass ein Hausverwalter ein zugelassener Fachmann sein muss. Das Gesetz vom 16. Mai 1975 verpflichtet jedes Miteigentum zur Ernennung eines Hausverwalters, verlangt jedoch weder berufliche Qualifikation noch Zulassung noch Mitgliedschaft in einer Berufskammer. Ein Miteigentümer kann diese Rolle übernehmen, sofern er von der Generalversammlung ernannt wird. Es gibt keinen Größenschwellenwert — weder Mindest- noch Höchstgrenze — der den Rückgriff auf einen Fachmann zwingend vorschreiben würde.

Dieser Punkt verdient eine klare Aussage, denn genau hier entstehen die meisten Missverständnisse. Viele kleine luxemburgische Gebäude haben einen professionellen Hausverwalter nicht weil das Gesetz es verlangt, sondern weil ihnen niemand je gesagt hat, dass sie eine Wahl hatten. Der Notar, der die Wohnung verkauft hat, empfahl einen Kollegen, die Miteigentumsordnung stammt aus den 80er Jahren und erwähnt ein lokales Büro, und alle haben weiterhin gezahlt.

Einige nützliche Erläuterungen:

• Kein Größenschwellenwert: Miteigentümergemeinschaften mit 3 bis 6 Einheiten sind die natürlichen Kandidaten für die Selbstverwaltung, aber auch größere Gebäude praktizieren dies. Das Gesetz legt weder eine Mindest- noch eine Höchstgrenze fest.
• Ernennung mit absoluter Mehrheit in der Generalversammlung, Stimmen berechnet in Tausendstel. Der Beschluss muss ausdrücklich auf der Tagesordnung stehen.
• Vorübergehendes und erneuerbares Mandat — typischerweise ein bis drei Jahre. Sie verpflichten niemanden auf Lebenszeit.
• Das Gesetz vom 30. Juni 2022 hat diesen Grundsatz nicht geändert. Es hat die obligatorische Instandhaltungsrücklage eingeführt und bestimmte Abstimmungsschwellen für energetische Maßnahmen geändert, hat aber die Möglichkeit für einen Miteigentümer, die Rolle des Hausverwalters zu übernehmen, unberührt gelassen.

Was sich konkret ändert, wenn Sie zur Selbstverwaltung wechseln

Selbstverwaltung ist keine rechtsfreie Zone. Alle gesetzlichen Pflichten eines Miteigentums gelten weiterhin — Sie führen sie lediglich selbst aus. Der ehrenamtliche Hausverwalter trägt genau dieselben Verantwortlichkeiten wie ein professioneller Hausverwalter: Einberufung der Generalversammlungen, Führung der Buchhaltung, Ausführung der beschlossenen Entscheidungen, Verwaltung der Verträge mit Dienstleistern, Einziehung der Nebenkosten und Äufnung der obligatorischen Instandhaltungsrücklage.

Was wegfällt: die Pauschalhonorare, die Korrespondenzgebühren, die Provision bei Bauarbeiten und die Undurchsichtigkeit einer Abrechnung, die niemand lesen kann. Für ein Gebäude mit vier Einheiten sind das in der Regel Einsparungen von 3.000 bis 5.000 € pro Jahr.

Was erscheint: Zeit. Rechnen Sie in der Betriebsphase mit 2 bis 5 Stunden pro Monat für ein kleines Miteigentum, mit Spitzen rund um die Jahres-GV und den Buchhaltungsabschluss. Das ist handhabbar, wenn die Last geteilt wird — ein Miteigentümer übernimmt die Rolle des Hausverwalters, ein anderer tritt dem Verwaltungsbeirat bei, ein dritter prüft die Konten.

Was unverändert bleibt: die seit dem 1. August 2023 obligatorische Instandhaltungsrücklage, die Gebäudeversicherung, die steuerlichen und melderechtlichen Verpflichtungen. Die Selbstverwaltung befreit Sie von nichts.

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Die Frage, die alle lähmt: und die Haftung?

Das ist die Angst, die die meisten kleinen Miteigentümergemeinschaften zurückhält. Wenn der ehrenamtliche Hausverwalter einen Fehler macht, wer zahlt? Wenn ein schwerwiegender Vorfall eintritt — ein schlecht behobener Wasserschaden, ein schlecht ausgehandelter Vertrag, ein Zahlungsverzug gegenüber einem Lieferanten — ist der Miteigentümer, der die Funktion ausübt, dann persönlich ruiniert?

Die ehrliche Antwort: Die Haftung besteht, aber sie ist beherrschbar.

Der ehrenamtliche Hausverwalter haftet wie jeder Bevollmächtigte: Er muss wie ein sorgfältiger Haushaltsvorstand handeln, die Entscheidungen der GV ausführen und das Gesetz einhalten. Bei offensichtlichem Verschulden — grobe Fahrlässigkeit, Veruntreuung von Geldern, Nichtausführung eines beschlossenen Beschlusses — kann seine zivilrechtliche Haftung durch das Miteigentum geltend gemacht werden.

Drei Elemente begrenzen dieses Risiko wirksam:

1. Die Ausführung der GV-Beschlüsse ist eine Pflicht, keine Initiative. Der Hausverwalter setzt das um, was die Miteigentümer beschlossen haben. Solange er die Abstimmungen und das Gesetz einhält, fallen ihm die Folgen kollektiver Entscheidungen nicht persönlich zur Last.
2. Eine Haftpflichtversicherung für den Bevollmächtigten kostet typischerweise einige hundert Euro pro Jahr — im Vergleich zu den tausenden Euro Honoraren eines Fachmanns. Sie kann kollektiv vom Miteigentum abgeschlossen werden.
3. Ein aktiver Verwaltungsbeirat teilt die Entscheidungslast, prüft die Konten und validiert wichtige Rechnungen. Seine Bildung ist bei der Selbstverwaltung dringend empfohlen.

Das Restrisiko, richtig gehandhabt, bleibt weit unter dem, was die meisten Miteigentümer sich vorstellen — und weit unter den Honoraren, die sie zahlen, um es zu vermeiden.

Die 8 Schritte für einen reibungslosen Wechsel zur Selbstverwaltung

Bevor Sie die Änderung in der Generalversammlung vorschlagen, konsultieren Sie die anderen Miteigentümer. Die Selbstverwaltung erfordert bei der Abstimmung eine absolute Mehrheit: ohne vorherige grundsätzliche Einigung wird der Beschluss abgelehnt. Bereiten Sie einen Kostenvergleich vor — aktuelle Kosten des professionellen Hausverwalters über drei Jahre, Projektion der Selbstverwaltungskosten (Haftpflichtversicherung, Tool, Zeit) — und identifizieren Sie potenzielle Freiwillige für die Rolle des ehrenamtlichen Hausverwalters und des Verwaltungsbeirats.

Sie haben das Recht, die Aufnahme eines Beschlusses in die Tagesordnung zu beantragen. Der Antrag muss innerhalb der in Ihrer Miteigentumsordnung und im Gesetz vorgesehenen Frist an den Hausverwalter gerichtet werden, d. h. mehrere Tage vor dem Versand der Einladung.

Formulieren Sie präzise: „Ernennung von Herrn/Frau X, Miteigentümer/in, als ehrenamtlicher Hausverwalter für die Dauer eines Jahres, als Ersatz für den aktuellen professionellen Hausverwalter, ab [Datum]." Eine unklare Formulierung setzt die Entscheidung einer späteren Anfechtung aus.

Die Ernennung eines Hausverwalters erfolgt mit der absoluten Mehrheit der Stimmen aller Miteigentümer, berechnet in Tausendstel. Das Protokoll muss enthalten: das Datum des Inkrafttretens des neuen Mandats, seine Dauer, die genaue Identität des neuen Hausverwalters und die Beendigung des Mandats des scheidenden Hausverwalters.

Kritischer Punkt: Die Miteigentümer haben 30 Tage nach Zustellung des Protokolls, um die Entscheidung vor dem Friedensgericht anzufechten. Nach Ablauf dieser Frist ist die Abstimmung endgültig.

Senden Sie dem scheidenden professionellen Hausverwalter einen Einschreibebrief mit Rückschein, begleitet von einer Kopie des GV-Protokolls. Geben Sie das tatsächliche Beendigungsdatum seines Mandats an und fordern Sie die Übergabe der im nächsten Schritt aufgeführten Dokumente. Ohne diese formelle Benachrichtigung kann der Hausverwalter behaupten, sein Mandat fortzuführen und weiterhin Rechnungen auszustellen.

Der scheidende Hausverwalter muss innerhalb einer angemessenen Frist (in der Regel ein bis zwei Monate) übergeben:

• Das Wartungsbuch des Gebäudes
• Die Miteigentumsordnung und ihre Änderungen
• Die Protokolle der GV der letzten Jahre
• Die vollständige Buchhaltung (Kassenbuch, Hauptbuch, Saldenliste, Journale)
• Den Saldo des Bankkontos und die Bankverbindung
• Den Saldo der Instandhaltungsrücklage und deren Verlauf
• Die laufenden Verträge (Heizung, Aufzug, Reinigung, Versicherung)
• Den Stand etwaiger Rückstände
• Die Unterlagen zu laufenden Schadensfällen

Erstellen Sie ein schriftliches Inventar des Übergebenen. Bei fehlenden Dokumenten setzen Sie den Hausverwalter schriftlich in Verzug. Das ist der Schritt, bei dem die meisten Reibungen auftreten.

Das Miteigentum muss über ein separates, auf seinen Namen eröffnetes Bankkonto verfügen — nicht auf den Namen des Hausverwalters. Falls dies noch nicht der Fall ist, ist jetzt der Moment, eines bei einem luxemburgischen Kreditinstitut zu eröffnen. Der ehrenamtliche Hausverwalter wird zum Kontobevollmächtigten. Eine Doppelunterschrift mit einem Mitglied des Verwaltungsbeirats für Transaktionen über einem bestimmten Schwellenwert vorzusehen ist eine einfache und wirksame Absicherung.

Überprüfen Sie sofort, ob die Gebäudeversicherungspolice aktuell ist, ob die Prämie bezahlt ist und ob der Versicherer über den Wechsel des Hausverwalters informiert wurde. Tun Sie dasselbe mit jedem Wartungsvertrag (Heizung, Aufzug, Kaminreinigung, Reinigung). Ein während des Übergangs vergessener Vertrag setzt das Miteigentum im Schadensfall aus.

Schließen Sie — oder lassen Sie kollektiv abschließen — eine Haftpflichtversicherung für den ehrenamtlichen Hausverwalter ab. Einige hundert Euro pro Jahr.

Hier straucheln viele selbstverwaltete Gebäude sechs Monate nach dem Übergang. Eine gemeinsam genutzte Excel-Tabelle reicht nicht aus, um Zahlungsaufforderungen zu verfolgen, Abstimmungen zu dokumentieren, Rechnungen zu archivieren und die Jahres-GV vorzubereiten. Ein professioneller Hausverwalter verwendet eine kostspielige Branchensoftware, die für dutzende Gebäude konzipiert ist. Sie benötigen ein Tool, das für Ihr Gebäude konzipiert wurde.

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Häufige Fragen zur Selbstverwaltung eines Miteigentums in Luxemburg

Ist die Selbstverwaltung eines Miteigentums in Luxemburg legal? Ja. Das Gesetz vom 16. Mai 1975 schreibt die Ernennung eines Hausverwalters vor, nicht dass er professionell sein muss. Ein Miteigentümer kann diese Rolle nach Ernennung durch die GV mit absoluter Mehrheit ausüben. Es gibt keine Qualifikationsvoraussetzung und keinen Größenschwellenwert, der einen Fachmann zwingend vorschreiben würde.

Unser Miteigentum hat 3 Einheiten. Müssen wir unbedingt einen Hausverwalter haben? Ja — alle Miteigentümergemeinschaften in Luxemburg müssen einen Hausverwalter ernennen, unabhängig von ihrer Größe. Aber dieser Hausverwalter kann einer der drei Miteigentümer sein. Die seit dem 1. August 2023 obligatorische Instandhaltungsrücklage gilt ebenfalls für Ihr Gebäude, ohne Ausnahme aufgrund der Anzahl der Einheiten.

Was passiert, wenn der ehrenamtliche Hausverwalter zurücktritt oder wegzieht? Es wird eine Generalversammlung einberufen, um einen Nachfolger zu ernennen. Im Notfall (sofortiger Abgang ohne identifizierten Nachfolger) kann der Verwaltungsbeirat eine außerordentliche GV einberufen. Dies ist einer der Gründe, warum das Mandat in der Regel ein Jahr beträgt, erneuerbar.

Kann der ehrenamtliche Hausverwalter vergütet werden? Ja. Das Miteigentum kann in der GV die Zuweisung einer Entschädigung an den ehrenamtlichen Hausverwalter beschließen. Diese Entschädigung muss in der Ernennungsresolution aufgeführt sein und bleibt weit unter den Honoraren eines Fachmanns.

Unser aktueller Hausverwalter weigert sich, die Dokumente zu übergeben. Was tun? Setzen Sie ihn schriftlich mit einer angemessenen Frist in Verzug. Wenn die Dokumente nicht übergeben werden, können Sie sich an den zuständigen Friedensrichter wenden — das Verfahren ist für diese Art von Streitigkeit schnell und kostengünstig. Bewahren Sie Kopien aller Ihrer schriftlichen Anfragen auf.

Unsere Miteigentumsordnung erwähnt ein bestimmtes Büro als Hausverwalter. Müssen wir diese ändern? Nein. Die Ernennung des Hausverwalters obliegt einer GV-Entscheidung, nicht der Miteigentumsordnung. Eine historische Erwähnung verpflichtet das Miteigentum nicht, diesen Hausverwalter auf unbestimmte Zeit beizubehalten. Eine Aktualisierung der Miteigentumsordnung ist langfristig empfehlenswert, aber nicht zwingend erforderlich, damit die Selbstverwaltung gültig ist.

Kann man die Selbstverwaltung per Briefwahl oder per E-Mail abstimmen? Nein. Im Gegensatz zu Frankreich ist die Briefwahl für Generalversammlungen von Miteigentümergemeinschaften in Luxemburg nicht zulässig. Sie können jedoch einem anderen Miteigentümer Vollmacht erteilen, im Rahmen der in Ihrer Miteigentumsordnung vorgesehenen Grenzen.

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